Étapes à suivre
Après avoir vérifié votre admissibilité à un programme d’échanges hors Québec, il faut suivre les étapes suivantes pour pouvoir faire un séjour d’études hors Québec.
1. Assister à une séance d’information obligatoire
Il faut participer obligatoirement à une rencontre d’information offerte par le Bureau des séjours d’études hors Québec.
2. Choisir son établissement d’accueil
- Consulter le répertoire des destinations d'échanges pour connaitre la liste des établissements où il est possible de faire un échange
- Lire les fiches d’établissements et se familiariser avec toutes les caractéristiques des établissement souhaités. Il faut s’assurer de bien comprendre les différences entre les types de programmes d’échanges qui sont indiquées sous l’onglet «Relations». Ne pas sélectionner uniquement des établissements qui ont des capacités d’accueil limitées. Cette information se trouve dans la section «Renseignements importants» de chaque fiche.
- Pour un programme d’échanges aux États-Unis avec le programme du National Student Exchange (NSE), prendre rendez-vous avec une conseillère ou un conseiller du Bureau des séjours d’études hors Québec.
- S’assurer que l’offre de cours est suffisante dans la discipline d’études à l’université choisie.
- Vérifier le calendrier des études de l’établissement d’accueil. Le trimestre à l’étranger ne doit pas chevaucher le début du trimestre suivant à l’UdeM.
- S’assurer de maitriser la langue d’enseignement.
- Sélectionner par ordre de préférence trois établissements.
3. Informer le Bureau des séjours d’études hors Québec de son premier choix d’établissement
Remplir le formulaire de choix de l’établissement au maximum 2 semaines avant les dates limites pour le dépôt des dossiers de candidatures. Un accusé de réception vous sera envoyé.
4. Préparer son dossier de candidature
Familiarisez-vous avec les dates limites et les documents requis pour le dossier de candidature.
5. Déposer sa candidature
Déposer son dossier de candidature sur la plateforme en ligne en respectant les dates limites de dépôt de candidature.
6. Sélection par l’Université de Montréal
La première étape de sélection est réalisée par l’Université de Montréal. Dans certains cas, si l’analyse du dossier s’avère insuffisante pour sélectionner la personne candidate, des entrevues auront lieu.
Pour analyser les dossiers, l’Université se base sur l’ensemble des points suivants:
- moyenne cumulative du programme dans lequel l’échange est réalisé
- lettre de motivation
- maitrise de la langue d’enseignement pour les cours suivis dans une autre langue que le français (ceci ne s’applique pas si le programme d’échanges consiste à suivre des cours de langue à l’étranger)
- présentation du dossier (respect des consignes, dossier complet et aspect soigné)
Les candidatures retenues sont confirmées quelques semaines après le dépôt du dossier. Les personnes non retenues pour leur premier choix d’établissement seront contactées pour passer à leur deuxième ou troisième choix d’établissement.
Il est important d’avoir accès à son adresse @umontreal.ca durant toute la période d’analyse pour ne pas manquer une échéance importante qui pourrait compromettre son projet de programme d’échanges.
7. Démarches auprès de l’établissement d’accueil
Si son dossier est sélectionné par l’UdeM, il faudra réaliser les démarches supplémentaires pour répondre aux exigences de l’établissement d’accueil. Une conseillère ou un conseiller communique par courriel les indications à suivre (par exemple, fournir d’autres documents, faire une demande en ligne, etc.). Le dossier complet est envoyé à l’établissement partenaire par l’UdeM ou par la personne sélectionnée selon les modalités établies par l’établissement d’accueil.
Le traitement des dossiers est réalisé selon l’ordre des dates limites des établissements partenaires. Pour un départ à l’automne, les instructions arrivent entre mars et juin. Pour un départ à l’hiver, la période peut s’étaler d’aout à décembre.
8. Recevoir son acceptation officielle de son établissement d’accueil
L’étape de sélection finale est réalisée par l’établissement partenaire. Le taux d’acceptation est élevé, bien que, chaque année, quelques personnes voient leur dossier refusé. Chaque établissement se réserve le droit de refuser un dossier, avec ou sans justification. Les partenaires peuvent aussi décider à tout moment de mettre fin au partenariat et de ne plus accepter d’étudiantes et d’étudiants, et ce, même si le Bureau des séjours d’études hors Québec a annoncé le partenariat comme étant actif.
À titre indicatif, les délais de réponses d’acceptation de l’établissement d’accueil varient selon le trimestre, le pays et l’établissement. Une lettre d’acceptation officielle est émise par celui-ci.
Pour un départ prévu à l’automne, la réponse peut être transmise entre les mois de mai et juillet.
Pour un départ prévu à l’hiver, la réponse peut être transmise aussi tard qu'en décembre ou même janvier pour quelques destinations.
9. Se préparer au départ
Une fois l’acceptation à l’établissement d’accueil confirmée, il est maintenant temps de se préparer au départ.
- Assister à une formation pré-départ obligatoire sur invitation. Cette rencontre permet d’aborder les étapes importantes menant à la réalisation du séjour et donne l’occasion de rencontrer d’autres membres de la communauté étudiante ayant le même projet.
Pour les échanges à l’automne, les formations pré-départ ont généralement lieu en avril et pour les départs l’hiver, en octobre. - Lire le Guide des séjours d'études hors Québec pour bien préparer son départ.
- Payer ses droits de scolarité à l’Université de Montréal et s’acquitter des frais administratifs à l’établissement d’accueil, s’il y a lieu.
- Effectuer soi-même les démarches que nécessite son séjour hors Québec (aide financière, visa, couverture médicale, logement, etc.).
- Assumer les frais de transport et de séjour.
- Le cas échéant, assumer les frais exigés par l’établissement d’accueil (par exemple, des frais administratifs et d’assurance maladie).
- Uniquement pour les études aux États-Unis via le programme du National Student Exchange (NSE): s’acquitter des frais de participation de 200 CAD.
- Se reporter aux pages d’aide pour connaitre les étapes à réaliser tout au long de son projet: Avant de partir, À destination, À son retour.
- Compléter la Déclaration de séjour de 4 à 6 semaines avant votre départ.
